Artículo: Los Objetivos transversales un paso más hacia la Dirección Por Objetivos

 

Hemos dicho y escrito muchas veces que aunque puede parecer que existen en el mundo empresarial muchos sistemas directivos (algunos llegan a afirman que existen tantos como directivos hay en el mundo), nosotros pensamos que todos esos sistemas se podrían agrupar en dos grandes grupos: la dirección por tareas y la dirección por objetivos.

En este artículo proponemos dar un paso más allá, para perfeccionar la Dirección Participativa Por Objetivos, a través de los Objetivos transversales. Empecemos por el principio.

 

LAS ETAPAS DE LA EMPRESA

La estructura del sol

La mayor parte de las empresas han nacido como un proyecto de emprendimiento de una persona, su fundador, que durante mucho tiempo es el alma única del proyecto. En ese primer estadio de la vida de la empresa su organización y funcionamiento giran en torno a esa sola persona, por lo que decimos que estas empresas están organizadas con la estructura del sol.

 

  

 Ilustración 1: la empresa, con la estructura del Sol. Fuente: elaboración propia.

El nombre viene de que, como en el sol, hay un núcleo central (el emprendedor, el empresario, el jefe), que todo lo piensa, que lo tiene todo en su cabeza, que sabe lo que quiere y a dónde va. Ese jefe decide, generalmente con acierto, todos los pasos que hay que ir dando para que el proyecto progrese, se consolide y vaya creciendo.

Los rayos son sus empleados más cercanos, que en ese estadio actúan más como ayudantes que como colaboradores, pues todas las decisiones pasan por el jefe. Suele haber tantos ayudantes cercanos como funciones necesite ese proyecto: ventas, administración, almacén, compras, reparto… No siempre son las mismas funciones (depende de cada tipo de negocio), incluso algunas de ellas pueden recaer durante mucho tiempo en una misma persona. Son los comienzos, la estructura es voluntariamente pequeña, todo el mundo acepta que debe hacer de todo, y todas las decisiones, por pequeñas que sean, las toma el jefe, al que se le consulta hasta el más pequeño detalle.

Sus empleados más cercanos, a los que se les suele llamar “encargados” pueden ser jefes de otros empleados de rango inferior (muy pocos por lo general) de su misma área de trabajo, pero no son auténticos directivos, pues su verdadera función es hacer de nexo entre esos empleados de rango inferior y el dueño o jefe; plantear dudas o problemas al jefe, y asegurarse de que las instrucciones de aquél se cumplen. Sus principales virtudes son la dedicación y la fidelidad.

En esa etapa de la empresa, este sistema funciona. La empresa trabaja, fabrica, vende, se consolida: todo parece ir sobre ruedas. Incluso se crece.

 

El crecimiento

Pero, al cabo de un tiempo más o menos largo, empiezan a aparecer problemas. El dueño o jefe empieza a tomar decisiones de modo más lento, empieza a no llegar a todas partes, aparecen los primeros errores tanto por acción como por omisión y las primeras órdenes contradictorias. Son los resultados del crecimiento.

Crecer suele ser un objetivo para todas las empresas desde que se crean, pero nadie prevé que ese crecimiento tiene una consecuencia que, no por natural, es menos peligrosa: crecimiento es igual a complejidad. Al crecer todo se complica, el jefe ya no parece tan eficaz, ya no llega a todas partes, sus decisiones son más dubitativas y a veces equivocadas, los encargados se desconciertan y se sienten más inseguros, la empresa entra en zona de peligro…

Los departamentos

Ilustración 2: la empresa, estructurada por departamentos. Fuente: elaboración propia.

La solución a esta crisis de crecimiento pasa por organizar a la empresa de otra manera. La estructura del sol ya no vale: ni el jefe solo puede con todo, ni los encargados se sienten ya a gusto con el papel de meras correas de transmisión. La situación reclama del fundador un cambio de rol; al mismo tiempo que exige a los encargados un nuevo papel.

Es la etapa de los departamentos. Poco a poco, seguramente no de golpe, aparece la función del director general, con ese o con otro nombre. Se espera de él que deje de dedicarse a tareas concretas, más propias de sus colaboradores, y adopte el papel de establecer las grandes líneas de actuación del conjunto de la empresa y de coordinar a sus jefes de departamento. Tiene que analizar las diferentes situaciones y alternativas, marcar estrategias, planificar y supervisar. Acaba de aparecer la función de pensar, no en ratos libres, sino como parte del trabajo diario del directivo.

A su vez, los nuevos jefes de los nuevos departamentos han de dejar de ser meros eslabones de una cadena que ya no funciona. Tienen que dejar de actuar como si su trabajo sólo consistiera en obedecer fielmente al fundador, y deben convertirse en profesionales plenamente responsables de su área de trabajo, que reciban directivas, que las interpreten, que las adapten a sus departamentos y que dirijan a sus subordinados. Se espera de ellos que piensen, que decidan y que se atrevan.

Todo un mundo nuevo que ilusiona y apasiona a sus protagonistas: se prevé un mejor futuro…

La dirección por tareas

Pero las cosas no cambian nunca de golpe y las mentalidades menos. La fuerza de las inercias es muy poderosa. Es como si los problemas se resistieran a dejarse solucionar.

El fundador, aunque ya no es el centro de la estructura del sol, suele resistirse a abandonar ciertas decisiones y ciertos controles. Permanece la tendencia a controlarlo todo, a decidirlo todo, al mismo tiempo que no acaba de imponerse la necesidad de pensar en el futuro y de hacer estrategia. Acepta que ciertas cosas que antes hacía él, ahora las hagan otros, pero quiere que hagan esas mismas cosas, a su manera, como él las haría y cuando él las haría. Sabe que tiene que ceder terreno, pero es como si en el fondo no confiara del todo…

Es lo que llamamos la dirección por tareas. El director baja al detalle, y manda las cosas que hay que hacer. Sus colaboradores, incluso los de mayor nivel, deben limitarse a hacerlas ellos mismos en algunas ocasiones o a mandar que las hagan sus propios colaboradores en otras.

Esa mentalidad que nació con la estructura del sol, se ha suavizado en parte, no totalmente, en lo que se refiere al papel del dueño o gerente, pero la han heredado sus antiguos encargados de modo que el sistema que éstos emplean para conducir a sus propios colaboradores, sigue adoleciendo de la misma falta de participación y de implicación en el conjunto de las personas.

Se ha repartido el trabajo, pero la responsabilidad sigue concentrada en una o en muy pocas personas. La pirámide se ha alargado, pero lo fundamental del sistema permanece: los de arriba piensan y los de abajo sólo han de obedecer.

Ni que decir tiene el desperdicio de energías, de sinergias, de productividad y de eficiencia que este sistema directivo supone. Amén de lo desmotivador que resulta para el conjunto de los trabajadores, pues cuando sólo se tiene que obedecer (sin ni siquiera conocer los objetivos), no se comprende para qué hay que hacer las cosas. Y no hay nada más desmotivador que no entender ni el porqué ni el para qué de las órdenes que se reciben.

La dirección participativa por objetivos (DPPO)

Esta nueva etapa en la vida de la empresa pretende corregir las deficiencias de la etapa anterior. Con la DPPO se pretende que el director general deje de estar demasiado implicado en lo concreto del quehacer diario de todos y cada uno de los departamentos de la empresa. Su función consiste en elaborar, junto con su equipo directivo, un Plan Estratégico que determine las grandes metas que la empresa quiere alcanzar en los próximos tres años, para que a partir de él los distintos directivos de área puedan elaborar los planes operativos anuales de sus departamentos.

El director general, al aceptar los planes operativos de cada departamento, marca los objetivos que desea que esos departamentos persigan y alcancen; y permite que sea cada directivo el que determine las acciones concretas que hay que hacer para alcanzarlos, así como los modos y los tiempos para hacerlas. De esta manera, al dirigir por objetivos, obtenemos el doble beneficio de que el directivo se libera de una gran carga de trabajo y puede dedicarse más de pleno a otras facetas de la función directiva, como pensar y planificar. Al mismo tiempo sus colaboradores se sienten más importantes, se implican más, se crecen como profesionales, y los resultados son mejores pues se está aprovechando el potencial de todo el mundo.

El papel del director general, además de determinar las grandes metas estratégicas de la empresa, consiste en potenciar a sus más directos colaboradores para que hagan sus planes operativos, formarlos, motivarlos e incentivarlos, además de supervisarlos y, eventualmente, coordinarlos.

Con este sistema parecía que por fin se había encontrado la solución perfecta: un director general inspirador y responsable último de todo; directores de departamentos responsables de su área, dirigidos por objetivos y que a su vez dirigen a su gente con ese mismo sistema; y colaboradores a los que se dirige no sólo mandándoles, sino en los que se confía para que, conocidos y asumidos los objetivos que se espera que cumplan, puedan tener iniciativas para encontrar la mejor manera de lograrlos.

Sólo hay una sombra. Los directivos, gente por lo general responsable e implicada con los objetivos y con la empresa, pueden pretender cumplir “sus” objetivos por encima de todo, incluso por encima de los del resto de los departamentos. Olvidan que la empresa no es sólo su departamento, ni siquiera la suma de todos ellos. La empresa es la integración, no el sumatorio, de los objetivos individuales y departamentales de todos. El buen directivo intenta cumplir sus objetivos, pero teniendo en cuenta que por encima de ellos están los generales de la empresa. Es la diferencia entra la visión del área y la visión del negocio.

Los objetivos transversales

La situación que acabamos de exponer no es una mera anécdota sin importancia. Su trascendencia es tan grande que pone en peligro el propio papel del director general. Estaba previsto que se dedicara a inspirar, a planificar, a crear estrategias, a potenciar a sus colaboradores y a pensar nuevos negocios. Pero el espíritu excesivamente de área y no de empresa de algunos responsables de departamento, ha provocado enfrentamientos entre los diferentes directivos: todos van a la suya, nadie está dispuesto a ayudar al otro si esa ayuda compromete el cumplimiento de sus propios objetivos. El concepto de empresa se debilita…

Además, y de manera no menos importante, la organización rígida por áreas con objetivos exclusivamente de departamento hace que aparezcan lo que llamamos zonas grises. Zonas grises son aquellos puntos que parecen estar en tierra de nadie y que por lo tanto ningún departamento se considera obligado a atender. También, en sentido contrario, puede ocurrir que en otros puntos interfieran al mismo tiempo varios departamentos, lo que seguramente provocará roces y malentendidos.

 

Ilustración 3: las zonas grises. Fuente: Elaboración propia.

Un objetivo es transversal porque afecta a varios departamentos a la vez. No es un solo departamento el responsable de perseguirlo y cumplirlo de forma vertical; sino que son varios departamentos, de forma transversal, los que están llamados a lograr que se alcance.

Como ejemplos, podríamos nombrar el objetivo de evitar impagados que depende del crédito que el departamento financiero ha de conceder al cliente, pero también de los informes que proporcione el departamento comercial y de la negociación de condiciones que lleve a cabo el vendedor. Que se cumpla depende de varias áreas.

Otro ejemplo es el de la satisfacción del cliente, que no depende sólo de la atención de los comerciales, sino de cómo le se trate cuando llama por teléfono a la empresa, o cómo se le soluciona una queja, o cómo se le reclama un pago, o con qué rapidez se le sirve la mercancía… Son varios los departamentos, y aún más las personas, que deben preocuparse y ocuparse de estas cuestiones.

Para el seguimiento y la consecución de los objetivos transversales se organizan pequeños grupos de seguimiento, a modo de células de trabajo, formadas por personas de los departamentos implicados, que negocian y acuerdan tanto las medidas a adoptar como las que habrá que evitar, para conseguir el objetivo de la empresa en beneficio de todos. Habrá quien tendrá que ceder en algún punto concreto, pero seguramente no le importará porque sabe que en otra ocasión serán otros los que se mostrarán más flexibles. Podría parecer que todo se reduce a un intercambio de concesiones mutuas y rotativas. Puede parecerlo pero no es así: lo que en el fondo está ocurriendo es que está cobrando fuerza el concepto de empresa en detrimento del exclusivamente departamental, están ganando importancia los objetivos más integradores sobre los más particulares e insolidarios.

Estos pequeños grupos de trabajo, además de ser ágiles y de resolver problemas muy importantes, tienen la ventaja de ser muy autónomos, de no necesitar obligatoriamente la participación en ellos de ningún directivo y sobre todo de evitar que sea el gerente el que tenga que arbitrar en todos los conflictos que aparecen entre las diferentes áreas.

Ilustración 4: objetivos transversales. Fuente: elaboración propia.

CONCLUSIONES

Este es, por el momento, el último eslabón de esta cadena de mejoras e innovaciones que desde que la empresa existe, se han ido concibiendo e implementando para que el proyecto empresarial se lleve a cabo de la mejor manera posible: máximos resultados, mínimos costes y máxima eficiencia.

Estos objetivos transversales logran que se debilite adecuadamente el sentimiento excesivamente provinciano y localista de los departamentos; que varios de ellos colaboren entre sí en aras del cumplimiento de los objetivos globales de la empresa; y que el director general no tenga que volver a vivir demasiado pendiente de lo concreto y pueda volver a dedicarse a las funciones de mayor nivel que son la esencia de su cargo.

 

Bibliografía

• Quirós, José María (2012) “Transforme su esfuerzo en inteligencia directiva”. Editorial Díaz de Santos.
• Navarro, L.; Navarro, X.; Nieto, T. (2011) “Dirigir no es sólo mandar: es el momento de hacer hacer.”