Durante los días 15 y 16 de tuvo lugar el evento GESTIÓN PYME FORUM 2008 organizado por América Empresarial y celebrado en el Hotel Sheraton de Bogotá (Colombia), donde Lluís Navarro Baquero, Director de Navarro Consultores, habló entre otros temas sobre la "Organización y Productividad" ante 500 asistentes aproximadamente.

A continuación reflejamos las ideas más importantes sobre este tema.

Organización y productividad.

En la mayoría de empresas, se da la situación donde el Directivo/Empresario es quien tiene la mayoría de responsabilidades y abarca un buen número de funciones y tareas no propias de un Directivo. La empresa deja de ser eficaz cuando el empresario está inmerso en todas las tareas de la empresa, sin hacer la función que verdaderamente le corresponde: dirigir, organizar.

¿Qué medidas puede implantar un Directivo para organizar mejor y ser más productivos en la empresa?

• El organigrama transversal
• Crear e implantar una Dirección Participativa Por Objetivos (DPPO) para la empresa
• Política de remuneraciones

El organigrama transversal

La mayoría de las empresas comienzan su actividad con la estructura SOL. Esta estructura es muy corriente dentro de las empresas pequeñas y en las de reciente creación y se caracterizan por lo siguiente:

• Toda tarea existente pasa por el Director.
• Todo lo manda el Director.
• Siempre tiene que estar presente el Director.
• La iniciativa por hacer algo la tiene el Director.
• Todo es controlado por el Director.
• Todo debe tenerlo previsto el Director.
• Los Colaboradores son más ayudantes que profesionales.

Pero llega un momento donde la empresa, debido a su buen funcionamiento, comienza a crecer y con ello el número de personal, las funciones, las tareas,… la empresa comienza a ser tan compleja que el planteamiento de la estructura SOL es imposible permanecer con ella.

Es cuando el empresario se plantea la necesidad de reestructurar la empresa: de organizar la empresa por especialidades, o lo que es lo mismo, crear diferentes áreas dentro de la empresa, tantas como necesite por el momento.

Sólo entonces es cuando la estructura SOL desaparece de la empresa. El empresario desea quitarse trabajo, delegar responsabilidades a sus colaboradores, optimizar cada una de las áreas.

Para la creación de esta nueva organización y con el fin de optimizar el funcionamiento de las áreas (la productividad), existe el llamado organigrama transversal.

Consiste en asignar objetivos a cada uno de los departamentos de la empresa de tal forma que se incentive la coordinación entre ellos, que exista la cooperación,… que todos los departamentos de la empresa miren por cumplir los mismos objetivos evitando crear “islas” y zonas grises.

• Si la empresa asigna objetivos distintos para cada departamento, éstos intentaran cumplirlos a toda costa, aunque para ello deban “pisotear” a otro departamento, a otro “compañero”. Llega un momento donde cada departamento ve como extraño a otro departamento, originándose disputas, rivalidades,… disminuyendo por ello la productividad de la empresa. Debemos evitar esto poniendo objetivos que involucren a todas o muchas de las áreas de la empresa, objetivos que su cumplimiento es importante para la empresa y que para lograrlo se necesite de la cooperación de todas las áreas de la organización.
• El otro motivo es para hacer desaparecer las zonas grises que se originan cuando la empresa crece. Una zona gris es cuando existe una tarea/responsabilidad/función que es importante llevarla a cabo pero que nadie se responsabiliza de ello. Todo el mundo sabe que hay que hacerla, pero nadie lo hace. Esas zonas grises dan pie a las confusiones que se originan entre los distintos departamentos, creando luego problemas en la coordinación de los mismos y disminuyendo así la optimización de cada uno de los departamentos. Para ello el empresario debe crear un organigrama transversal, donde enumere cada una de las funciones/tareas/responsabilidades importantes para la empresa y luego las asigne al departamento/s que se crea oportuno.

Crear e implantar una Dirección Participativa Por Objetivos (DPPO) para la empresa:

Con este sistema se logra implicar a los colaboradores a que hagan lo que a la empresa le interese que se haga asignándoles los objetivos que corresponda en cada momento. Con esto conseguimos que los colaboradores tengan una actuación proactiva al cumplimiento de los intereses de la empresa y se sientan participes, comprometidos con la empresa e importantes. Pasan de ser meros ejecutadotes de órdenes para convertirse en responsables de su propio trabajo.

Por otra parte logramos que los mandos de la empresa (personal con gente a su cargo) dispongan de más tiempo para realizar sus verdaderas tareas: planificar, pensar, supervisar, prever acontecimientos.

Política de remuneraciones:

Es necesario definir una política retributiva adecuada a cada empresa. Debemos utilizar la remuneración como una herramienta de dirección que modo que deje de ser exclusivamente un gasto, y nos ayude a dirigir a los colaboradores marcándoles el camino que deben seguir que no es otro que el cumplimiento de los objetivos, en otras palabras debemos confeccionar un sistema de retribución que “incentive hacer” lo que a la empresa le interese que se haga. Sólo así veremos la retribución como una herramienta y no como una partida de gasto mensual.

Enlaces relacionados:

• Gestión Pyme Forum 2007, celebradas en Colombia.
• Gira '08 de Navarro Consultores por Latinoamérica (Argentina y Colombia).
• Gira '07 de Navarro Consultores por Latinoamérica.
• Jornadas de Actualización Empresaria 2008, celebradas en Argentina.
• Jornadas de Actualización Empresaria 2007, celebradas en Argentina.
• Jornadas de Actualización Empresaria 2006, celebradas en Argentina.