Mejorar la productividad: No sólo es trabajar más.

Fecha: 26/05/2011
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Últimamente, desde todos los ámbitos, no oímos otra cosa que nuestras empresas han de mejorar la productividad.

De hecho, no hace mucho, se nos recomendó desde Europa que debíamos de trabajar más para aumentar la productividad del país. Esto, desde luego es una opción, pero no siempre haciendo más se obtienen mejores resultados; Muchas veces se trata de focalizar los esfuerzos para poder ser más productivos.

Mejorar nuestra productividad no es más que convertirnos en más eficientes. La productividad es el resultado del cociente entre los recursos obtenidos y los resultados invertidos. Por lo que podemos aumentar la productividad de la empresa de varias maneras:

  • Aumentando los resultados y manteniendo la inversión en recursos.
  • Manteniendo los resultados y disminuyendo los recursos invertidos.
  • Aumentando los resultados y disminuyendo los recursos invertidos.
  • Aumentando los recursos, siempre que se produzca un aumento en mayor proporción de los resultados.
  • Disminuyendo los recursos y que la disminución de los resultados sea en una menor proporción.

Las empresas, para poder alcanzar este aumento de productividad, pueden hacerlo trabajando sobre el modelo de gestión implantado o bien mejorando la organización de la empresa o la de algún departamento en concreto.

A continuación enumeraremos una serie de herramientas que ayudarán a las empresas a mejorar su productividad, aunque es necesario decir, que es imprescindible realizar un diagnóstico previo de la misma para determinar en que áreas de la empresa se debe actuar para conseguirlo.

Las herramientas de gestión con las que podríamos actuar son:

  1. Mejorar la dirección de las reuniones: Habitualmente en las empresas o no nos reunimos o lo hacemos en exceso y cuando lo hacemos, no tenemos los objetivos claros. Siendo el resultado más repetido la pérdida de tiempo (recursos) para el resultado obtenido.
  2. Mejorar la organización del trabajo del comercial: Teniendo en cuenta el coste que tiene para la empresa una visita a un cliente y lo difícil que se ha vuelto “traer a casa un pedido”, se vuelve crítico focalizar los esfuerzos en aquellos clientes que consideramos que valen la pena (compran cantidades importantes o pueden llegar a hacerlo, no son problemáticos, pagan bien, etc.). Para ello es necesario segmentar la clientela y adecuar los esfuerzos a cada uno de esos segmentos.
  3. Implantar sistemas de dirección adecuados: No es lo mismo dirigir por objetivos que dirigir por tareas (se ha de estar constantemente encima del colaborador diciéndole que ha de hacer). Por lo que los recursos empleados por parte del equipo de dirección no serán los mismos. Entonces, para mejorar la productividad de la empresa implantar un sistema de Dirección Participativa Por Objetivos (DPPO) puede ser una solución.
  4. Implantar un sistema de remuneración eficaz: Consiste en hacer que la remuneración, en lugar de una consecuencia, sea la causa que haga que los colaboradores hagan lo que a la dirección le interesa. Es decir, nos permite focalizar los esfuerzos (recursos) en aquello que la empresa entiende es mejor en cada momento.

Como hemos mencionado, también podemos mejorar la productividad actuando sobre la propia organización, para ello:

  • Redimensionar la empresa: La bajada de ventas y por lo tanto la disminución de trabajo, puede que haya provocado un sobredimensionamiento de la misma. Es necesario reorganizar responsabilidades de los colaboradores (es decir, reasignar las tareas y las funciones de los mismos). Un aspecto crítico que no podemos pasar por alto, es evitar solapamientos en las funciones de los colaboradores (que varias personas hagan lo mismo) y al mismo tiempo evitar la aparición de zonas grises (tareas o responsabilidades que no se hacen).
  • Definir claramente las responsabilidades de cada puesto de trabajo: Hacer las Descripciones de los Puestos de Trabajo (DPT). Será mucho más fácil pedirle resultados a los colaboradores si tenemos bien definidas las funciones y tareas de cada puesto. No sólo para los colaboradores que tenemos en la organización, sino también para nuevas incorporaciones.

La empresa, en la medida que pueda, debería actuar sobre estas dos grandes líneas (gestión y organización) para intentar mejorar la productividad de sus empleados y por lo tanto la suya propia.

Xavier Navarro xnavarro@navarroconsultores.com

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